Mit einem gemeinsamen digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollen Arbeitsprozesse innerhalb der rheinischen Kirche vereinfacht, sowie Zeit und Kosten eingespart werden. Die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden, Kirchenkreisen und dem Landeskirchenamt vereinfacht sich, wenn alle Beteiligten dasselbe DMS nutzen. Deshalb hat die Landessynode der Evangelischen Kirche im Rheinland beschlossen, ein DMS einzuführen, das Kirchenkreise nutzen können.
Mit einem gemeinsamen DMS können zum Beispiel eingescannte Post abgelegt, wichtige E-Mails gespeichert und Dokumente archiviert werden. Zudem können unterschiedliche Nutzerinnen und Nutzer auf diese Dokumente zugreifen und daran arbeiten. Liegen die Dokumente digitalisiert vor, müssen sie beispielsweise zur Vorbereitung von Presbyteriumssitzungen und anderen Treffen nicht immer gesammelt per Mail verschickt werden. Belege, Abrechnungen und ähnliche Dokumente müssen nicht mehr per Post zwischen Kirchenkreisen und Gemeinden verschickt werden. Auch die Hauspost kann so digital versandt werden. Das spart Papier, Kosten für zusätzliche Datenspeicher und Fahrten zu Archiven. Dazu können Dokumente mit Stichworten (Bearbeiterin/Bearbeiter, Thema, Status, Datum etc.) versehen und im Nachgang besser gefunden werden.
Das sind die Kosten für ein gemeinsames Dokumentenmanagementsystem
Die Hauptnutzer werden die Kirchenkreise, die auch die Kosten für die Systemeinführung (ca. 500.000 Euro) tragen. Auch die Kosten für den Lizenzerwerb, die laufenden Kosten für die Softwarewartung und das Speichern der Daten auf einem Server zahlen die Kirchenkreise (insgesamt 160.539,38 Euro). Diese Kosten werden aus dem Haushalt des Landeskirchenamtes vorfinanziert. Aus dem landeskirchlichen Haushalt werden die Personalkosten für die Leitung des Projektmanagements (ca. 63.000 Euro) und die Betreuung des Dokumentenmanagementsystems (35.000 Euro) bezahlt. Nach einer Machbarkeitsstudie wurde bereits ein Anbieter (Kendox) ausgewählt, das Hosting wird bei der Firma Wilken stattfinden.
Wann wird das DMS eingeführt?
Es gibt Rückmeldungen von 20 Kirchenkreisen. Vier können sich einen Einstieg 2021 vorstellen, fünf Kirchenkreise würden ggf. 2022 einsteigen, zehn können sich einen Einstieg zu einem späteren Zeitpunkt vorstellen. Je mehr Kirchenkreise das DMS einführen, desto geringer werden die laufenden Kosten pro Nutzerin bzw. Nutzer. Bei 15 Kirchenkreisen ist ein Preis von 110 Euro pro Lizenz zu erwarten, bei 20 Kirchenkreisen wären es zum Beispiel nur noch 93 Euro.
Die Pilotphase zur Einführung des DMS bei zwei bis drei Kirchenkreisen läuft vom Februar bis August 2021. In einer zweiten Phase von Herbst 2021 bis zum ersten Quartal 2022 werden dann weitere Prozesse in das DMS integriert. In weiteren Projektphasen (2022-2024) sollen dann auch weitere Kirchenkreise das DMS nutzen können.
Der Nutzen im Überblick:
- Gescannte Dokumente sind sofort für viele nutzbar.
- Zusammengehörige Dokumente sind per Metadaten miteinander verbunden.
- Suche über Metadaten wird einfacher.
- Es entsteht ein Archiv unterschiedlicher Dokumenttypen.
- Breiter Empfängerkreis entsteht.
- Dokumente bleiben erhalten, wenn Mitarbeitende wechseln oder aus dem Dienst ausscheiden.
- Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden.
- Leichter Zugriff über das EKiR-Portal.
- Nutzung von Vorlagen im DMS.
- Zusätzliche Mails und der Briefverkehr auf Papier werden eingespart.
- Kosten für Datenspeicher können reduziert werden.
- Mit dem DMS können gemeinsame Workflows eingeübt werden.
- Breiter, aber abgesicherter Zugriff auf relevante Dokumente für Usergruppen durch Lese- oder Schreibzugriff und geeignete Berechtigungen.
- Bei engerer Zusammenarbeit oder Fusion können Dokumente sofort gemeinsam weitergenutzt werden.